Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KeulTech, Andreas Keul
Wildgansweg 4, 31535 Neustadt am Rübenberge
Telefon: +49 (0) 173 6390736
E-Mail: info@mailgenius.cloud

Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter derselben Adresse oder per E-Mail an info@mailgenius.cloud (Betreff „Datenschutz“).

2. Das Wichtigste in Kürze

3. Besuch der Webseite

Server-Logdateien

Beim Aufruf der Webseite speichert der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung der Seite und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung im Kundenportal und den Schutz von Formularen. Einstellungen wie „Einführung gesehen“ speichern wir in deinem Konto, nicht in Cookies. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Analyse- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht, deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner.

Keine fremden Inhalte

Schriften, Grafiken und Skripte werden von unserem eigenen Server geladen. Unsere Seiten binden keine Inhalte Dritter ein. Erst wenn du ein Abo bestellst, wirst du auf die Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe weitergeleitet (siehe Abschnitt 5).

4. Kundenkonto und Abo

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, (optional) Nachname und Firma, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash). Damit niemand eine fremde Adresse einträgt, schicken wir einen Bestätigungslink; erst danach startet die kostenlose Testphase. Für das Konto speichern wir außerdem das gewählte Abo, den Abo-Status mit Laufzeiten, einen Verlauf der Abo-Ereignisse (z. B. „Testphase gestartet“) und – falls angegeben – Rechnungsadresse und Rechnungs-E-Mail. Zweck ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Rechnungsdaten bewahren wir wegen gesetzlicher Pflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Bei Registrierung und Bestellung protokollieren wir deine Zustimmung zu AGB, Widerrufsbelehrung und KI-Verarbeitung mit Zeitpunkt, gewähltem Abo, Version des Einwilligungstextes und einem gekürzten, nicht umkehrbaren Prüfwert der IP-Adresse – als Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Dieses Protokoll speichern wir bis drei Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses (regelmäßige Verjährungsfrist).

5. Zahlung über Stripe

Die Zahlung wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland ab. Für die Bestellung leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe weiter; dort gibst du Zahlungsart und Rechnungsadresse ein. Stripe erhält von uns E-Mail-Adresse, Name bzw. Firma, das gewählte Abo und eine interne Kundennummer; Kartendaten sehen und speichern wir nicht. Rechnungen, Zahlungsart und Kündigung verwaltest du über das Kundenportal von Stripe, das du aus unserem Portal heraus öffnest. Von Stripe erhalten wir den Abo-Status (z. B. aktiv, gekündigt, Zahlung fehlgeschlagen).

Stripe kann Daten auch an Stripe, Inc. in den USA übermitteln; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Auf seinen Seiten setzt Stripe eigene Cookies, u. a. zur Betrugserkennung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mehr: stripe.com/de/privacy.

5a. Handy-App

Die MailGenius-App für iPhone und Android nutzt dieselben Daten wie das Kundenportal. Bei der Anmeldung in der App speichern wir für das Gerät einen Zugangsschlüssel (bei uns nur als Prüfwert), einen Gerätenamen, das Betriebssystem sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung, damit du angemeldete Geräte erkennst und abmelden kannst. Schaltest du Mitteilungen ein, speichern wir zusätzlich die Push-Kennung des Geräts, um dich z. B. über gefährliche Mails zu informieren; die Zustellung läuft dann über Apple (Apple Push Notification Service) bzw. Google (Firebase Cloud Messaging). Die App enthält kein Tracking und keine Werbung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Mitteilungen deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du in den Einstellungen deines Geräts jederzeit widerrufen kannst.

6. Verarbeitung deiner E-Mails

Zugangsdaten

Damit MailGenius dein Postfach sortieren kann, hinterlegst du E-Mail-Adresse, IMAP-Server und Passwort bzw. App-Passwort. Das Passwort wird mit AES-256 verschlüsselt gespeichert und nur für die Verbindung zu deinem Postfach entschlüsselt. Zusätzlich speichern wir deine Ordnerauswahl, Whitelist und Weiterleitungsadressen.

Was mit einer neuen Mail passiert

1. MailGenius hält eine verschlüsselte IMAP-Verbindung (Port 993) zu deinem Postfach offen und bemerkt neue Mails sofort.
2. Für die Einordnung werden Absender, Empfänger, Betreff, Datum, der Text der Mail und die Inhalte von Anhängen (z. B. PDF, Word, Textdateien, Bilder) gelesen – ausschließlich im Arbeitsspeicher. Sehr große Mails (über 10 MB) werden nur anhand des Textes eingeordnet.
3. Die KI ordnet die Mail einer Kategorie zu (siehe Abschnitt 7).
4. Die Mail wird in deinem Postfach in den passenden Ordner (z. B. MG-Rechnungen) verschoben. Gelöscht wird nichts.

Bereits vorhandene Mails werden nicht verarbeitet, nur Mails, die nach dem Verbinden eingehen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und deine Einwilligung bei Registrierung bzw. Bestellung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst – dann kann MailGenius dein Postfach allerdings nicht mehr sortieren.

E-Mails enthalten auch personenbezogene Daten deiner Absender. Wir verarbeiten sie nur zur Einordnung in deinem Auftrag und geben sie nicht weiter.

7. KI-Einordnung auf eigenem Server

Die Einordnung übernimmt ein Sprachmodell, das KeulTech auf eigener Hardware in Deutschland betreibt (Standort Neustadt am Rübenberge). Die Übertragung vom MailGenius-Server dorthin ist verschlüsselt (HTTPS) und läuft direkt, ohne weiteren Dienstleister. Der KI-Server erhält nur die für die Einordnung nötigen Inhalte, speichert sie nicht und verwendet sie nicht zum Training. Die KI liefert ausschließlich die Kategorie zurück.

Die Einordnung ist keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO: Sie verschiebt nur Mails in deinem eigenen Postfach, und du kannst jede Mail jederzeit zurückverschieben.

8. Weiterleitungen

Wenn du für einen Ordner eine Weiterleitungsadresse einträgst, schickt MailGenius Mails dieser Kategorie zusätzlich an diese Adresse – über den Postausgangsserver deines eigenen Postfachs, also so, als hättest du sie selbst weitergeleitet. Die Original-Mail hängt vollständig an. Für die Weiterleitung an Dritte bist du verantwortlich; das Original wird in deinem Postfach im Ordner MG-Weitergeleitet abgelegt.

9. Speicherdauer

Daten	Dauer
Text und Anhänge deiner Mails	nicht gespeichert – nur während der Einordnung im Arbeitsspeicher
Protokoll je Mail: Absender, Betreff, Zielordner, Status (für dich unter „Aktivität“ sichtbar)	30 Tage, dann automatisch gelöscht
Verarbeitungsvermerk je Mail (nur ein Prüfwert, kein Inhalt – verhindert doppeltes Sortieren)	180 Tage
Technische Logdateien des Sortierdienstes (ohne Mail-Inhalte)	14 Tage
Postfach-Zugangsdaten, Ordner, Whitelist, Weiterleitungen	bis du das Postfach entfernst oder dein Konto gelöscht wird
Kundenkonto, Abo-Verlauf, App-Geräte	bis zur Löschung des Kontos: nach dem Ende von Testphase oder Abo bleibt das Konto (pausiert) bestehen, damit du weitermachen kannst; auf Löschantrag löschen wir es innerhalb von 30 Tagen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
Nachweis der Einwilligungen	3 Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses
Rechnungsdaten	10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

10. Empfänger und Dienstleister

• Hosting: Webseite, Kundenportal und Sortierdienst laufen auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• KI: eigener Server von KeulTech – kein externer Dienstleister.
• Zahlung: Stripe (Abschnitt 5).
• E-Mail-Versand von Systemnachrichten (z. B. Bestätigungslink, Passwort zurücksetzen): über unseren eigenen Mailserver für mailgenius.cloud auf demselben Server.
• Handy-App: Mitteilungen (falls eingeschaltet) über Apple bzw. Google (Abschnitt 5a).

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet – abgesehen von Stripe und gegebenenfalls den Push-Diensten von Apple und Google – nicht statt.

11. Auftragsverarbeitung für Unternehmen

Nutzt du MailGenius für ein Unternehmen, verarbeiten wir die Mails in deinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage bereit.

12. Kontaktformular und E-Mail

Schreibst du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Nachricht wird per E-Mail an uns zugestellt und gelöscht, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

13. Sicherheit

• Alle Verbindungen sind verschlüsselt: HTTPS für Webseite und Portal, TLS für IMAP (Port 993), HTTPS zum KI-Server.
• Postfach-Passwörter liegen nur verschlüsselt (AES-256) in der Datenbank.
• Mail-Inhalte werden nie auf eine Festplatte geschrieben.
• Der Zugriff auf Server und Einstellungen ist auf Administratoren beschränkt.

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine Kontolöschung beantragst du im Kundenportal oder in der App unter „Konto“ oder per E-Mail.

Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich MailGenius ändert. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kundinnen und Kunden per E-Mail.